案例分析：提高项目例会的效率
老张是个系统集成公司的经理。他身边的员工始终在抱怨公司的工作氛围不好，沟通不足。
老张非常希望能够通过自己的努力来改善这一状况，因此他要求项目组成员无论如何每周都必须按时参加例会并发言，但对例会具体应该如何进行，老张却不知如何规定。
很快项目组成员就开始抱怨例会目的不明，时间不长，效率太低，缺乏效果等，而且由于在例会上意见相佐，很多组员开始相互争吵，甚至影响到人际关系的融洽。
为此，老张非常苦恼。
【问题 1】针对上述情况，请分析问题产生的问题原因。
【案例分析】
由于员工抱怨工作氛围不好和沟通不足，老张采取了例会制度，期望在例会中加强沟通，解决员工沟通不足的问题，而结果并不如意，由于意见相佐，组员开始争吵，并影响到人际关系。案例中提到了老张不知道如何进行例会，只是简单要求项目成员参加例会发言。中间可以看出老张的例会存在很多问题，之后项目组成员对例会的抱怨也证明了这些问题。
可以看出，老张对沟通管理并不了解，只是直观地感觉到举行例会是一个沟通的方式，多发言能促进沟通，但实际上目的不明的例会并不能解决老张遇到的问题，反而带来了更多的问题。对于一个事件的解决，最好的办法是找到事件发生的原因，针对原因找到解决的办法。
在案例中，对于组员的抱怨，老张并没有使用沟通手段和抱怨的组员进行进一步的交流，未能找到抱怨的原因。如对于员工提出的沟通不足，作为项目经理的老张，应该向员工进一步了解沟通不足的原因，是否由于会议周期太长，办公地点不集中，团队成员互相不了熟悉、不了解，还是其他原因。对于工作氛围不好，也应该深入了解抱怨的原因，从抱怨的员工身上获得足够的信息和建议，通过对信息进行归纳分析整理，找到解决问题的办法。可以提出结论，老张对项目团队成员的沟通需求和沟通风格缺乏分析。这个结论将成为问题 1 的一项解答要点。
例会是常见的沟通方式。但不是所有成员简单地坐在一起说说话就能称为例会，这样的例会只会耽误时间，降低效率。高效的例会有明确的会议目的，需要在会议中解决什么问题、什么分歧，需要哪些人员参加，会议在什么时候举行，在什么地点举行，如何安排会议时间和会议进程等，这些都需要在会前做明确定义，并且会议资料应该事先分发到参会人员手中。一句话，不开没有准备的会。只有明确会议目的，参会人员获得详细的会议资料，并为会议发言做好准备，会议才能高效进行。会议必须有会议主持人，没有主持人的会议将是一盘散沙，会议主持人负责主持和引导会议的进行，活跃会议气氛，让会议按照预定的流程和目的走，避免在会议上带入在多和议题无关的内容。会议主持人在引导会议的同时，还应该负责会议纪律，当会议偏题时，会议主持人应中止偏题的讨论，让会议回到正题。会议需要有总结，在所有议题讨论完毕后，会议主持人应对会议进行总结，重申会议决策。会议完毕后应有会议记录进行备案，做到有据可依。案例中老张的例会缺乏完整的会议规程，会议目的、议程、职责不清，会议缺乏控制，导致会议效率低下，没有效果。
上面的分析中提到了会议应该有会议记录，而案例中并没有提到老张在会议中有相关会议记录，那么缺少会议记录也是问题产生的可能原因之一，应列入解答要点内。
在会议讨论决策通过后，应把会议结论分发给相关人员，由相关人员按照会议决策执行。同样的，案例中并没有提到，则会后执行也应列入解答要点内。
是否只能通过会议的方式解决沟通问题呢？答案是否定的，除了会议之外，沟通方式多种多样，面对面的会议只是最有效的沟通手段，但不是唯一的沟通手段，老张除了例会之外，还可以采用其他的手段进行沟通，如非正式的会谈，电子邮件，使用即时通信软件，共享的文档或正式的书面文档，都是沟通方式。所以沟通方式单一也是问题产生的原因之一。
案例中还提到了会议中意见相佐，并且发生争执，说明老张没有进行冲突管理。
【参考解答】
（1）缺乏对项目团队成员的沟通需求和沟通风格分析；
（2）会议缺乏完整规程，会议效率低下，缺乏会议效果；
（3）没有相应的会议记录；
（4）对会议结论没有获得执行；
（5）沟通方式单一；
（6）没有进行冲突管理；
【问题 2】针对上述情况，你认为应该怎样提高项目例会的效率。
【案例分析】
问题 2 只要求说明如何提高例会效率。根据上面的分析，很容易就可以回答该问题。
（1）例会必须有目的。即例会必须明确定义要解决什么问题，要做什么事、得出什么结论。
（2）例会必须有议程和时间安排。在会议上可能会有多少议题，对于这些议题的时间估计和时间安排是必须的，如果长时间只讨论一个不能得出结论的议题，可能会使参会人员感觉疲劳，影响会议的进行。所以会议必须对各个主题所需时间进行预计，这也将成为会议时间安排的依据，会议的时间安排包括会议的召开时间和会议的持续时间。
（3）例会必须明确参会人员。会议是为了解决问题达到会议目的的沟通手段，和议题相关的人员必须参加，如果某些重要人员不能到会，那么会议必须改期举行。网络会议、视频会议、电话会议的出现，有效解决了参会人员不能在规定时间到达会议聚集点的问题。会议中需要避免非相关人员进入会议室，在某些时候，和会议不相关的人员进入会议，可能会影响到会议的效率和结论，甚至会把会议带入偏题或影响会议纪律。
（4）例会必须确定会议地点。
（5）会议主持人负责主持和控制会议进行，很多效率低下的会议就是。
（6）指定会议主持人（一般为会议发起人）。
（7）会前须分发会议资料到参会人员。
（8）会议结束后必须有会议记录。
（0）认真执行会议结论。
【参考解答】
（1）明确会议目的；
（2）明确会议议程和时间安排；
（3）明确参会人员；
（4）明确会议地点；
（5）指定会议主持人（一般为会议发起人）；
（6）会前须分发会议资料到参会人员；
（7）会议结束后必须有会议记录；
（8）认真执行会议结论；
【问题 3】针对上述情况，你认为除了项目例会之外，老张还可以采取哪些措施来促进有效沟通。
【案例分析&解答】
（1）对项目团队成员进行沟通需求和沟通风格分析；
（2）对不同的沟通需求和沟通风格采用不同的沟通方式；
（3）可以通过电话、电子邮件、即时通信软件和办公自动化软件等工具进行沟通；
（4）可以使用非正式的沟通方式，如非正式面谈等；
（5）对于正式的沟通应形成记录，并落实执行；
（6）可以引入一些标准的沟通模板；
（7）注意冲突管理；