如何管理和监督相关方的参与，以及如何有效的管理与相关方的沟通

使相关方满意，是项目能够成功的重要因素之一。所以管理相关方在项目推进过程中就显得尤为重要。如果不能使用有效的手段对其进行有效的管理，在项目推进过程中就有可能产生阻力。这其中的关键在于如何能使项目相关方充分支持项目，满足项目的目标要求，从而使相关方对项目满意。

【烂尾项目是如何形成的？】

先看一下情境背景：

项目经理A被授权带一个项目团队，为一个学校定制一套教学信息化系统，包含家校平台、在线教研平台以及学校信息发布平台。由于是一个创新型项目，在项目初期，A和团队成员根据项目的需求和目标，识别了大量的相关方，其中包括学校的管理团队，部分老师，以及部分家长和学生。

在项目进行初期，他们想通过访谈和会议对项目的详细需求进行充分的调研，但是调研的过程并不是很顺利，很多人表示不愿意参与到项目中，但是这部分人员其实是项目核心的干系人。然而很多愿意参与到项目中的成员，因为不是核心利益相关者，所以给出的相关需求和建议都没有建设性。

同时，因为项目实施的时间比较长，学校的管理团队及其他相关方发生了一定的变化，当时项目团队并没有对这一情况做出及时的反应。所以，项目越做越大，一部分是需求的大量蔓延，另外一部分是，由于非核心需求的膨胀，造成了大量的镀金。项目接近尾声的时候，很多的相关方，特别是核心利益相关方表示项目不能够满足其需要，对项目不是很满意。最终，项目没有得到验收，也成了一个烂尾项目，这个项目最终以失败告终。

上述可以说是一个管理相关方的反面案例，在这个项目的过程中，对相关方的管理是非常不到位的。或者说没有用很好的方法去管理相关方的参与，也没有很好的引导相关方与项目团队进行及时有效的沟通，导致了项目的失败。

项目结束后，A和团队分析了几种原因：

第一，没有严格遵循项目之初对相关方沟通的承诺，做了大量无用的沟通，使获取的信息与项目目标的偏差比较大；

第二，在项目过程中，A没有积极的使项目团队与相关干系人之间建立一种良好的合作关系，使相关方的期望没有得到有效的实施，导致项目中的有些问题被放大了；

第三，没有根据项目和项目环境的变化而及时进行调整，也没有在项目进行的过程中，与项目相关方之间建立合理的反馈路径，使一些本应该发现的问题，始终被隐藏。

【如何做好相关方管理】

基于这些出现的问题，其实PMBOK已经给了我们很好的建议，或者在项目发展的过程中又产生了更合理或更高效的解决方法，通过一些学习和积累，可以认识到，想要规避这些错误，应该做以下几点：

第一，要与相关方建立良好的关系，与相关方进行沟通和协作以满足他们的需求与期望，并促进相关方合理参与。

基于上述案例，具体应该怎么做呢？

将相关方记录下来，并描述相关方的权利、影响以及核心关注等信息，而且制定相关方参与项目的相关计划。这样就不会出现上述案例中没有调研到核心干系人需求的情况。

除此之外，还要根据项目和组织的实际情况，利用沟通管理计划，风险管理计划，变更管理计划等相关计划和文件。从而获取到足够的信息，这样就可以使用一些方法和手段与项目相关方建立有效的联系。

同时，善于使用冲突管理、谈判、观察和交流等人际关系技能，邀请相关方参与到项目的会议中。最重要的是，要重视相关方对项目的参与程度以及对项目的影响。

第二，项目组与相关方之间的沟通也尤其重要，也要确保信息在项目组和相关方之间及时且恰当地收集、发布、管理和监督等。

这里推荐大家可以利用在线的PMIS系统，或者利用合理的沟通技术进行有效管理，从而使项目团队和相关方之间消除杂音，统一目标。正如上述案例中当团队收集到一些没有建设性的建议和需求的时候，如果能够采用这种方法，就可以及时避免一些不重要功能的出现。

第三，在项目过程中，随着项目的变化，相关方也会产生一定的变化。

这就需要大家在项目过程中对相关方的参与进行持续的监督。不只是项目团队与相关方之间的关系，也包含相关方之间的关系。通过修订和计划来引导相关方合理参与项目。

大家可以采用备选方案分析、根本原因分析或者是投票、反馈、演示等沟通技能。通常我们会在这个过程中发现项目的变更，但是越早发现，对项目完成目标产生的影响越小，项目的成功几率就越大

正如上述案例中，如果A团队能及时发现用户的变化以及真实的需求，那么这个项目就不会烂尾~

此外，在相关方管理方面，特别推荐大家了解敏捷项目的一些做法，是值得借鉴的。
在敏捷中，比较讲究客户的合作对项目成果的影响，比如，在敏捷中的回顾会、评审会等，都是会邀请相关方参与的。以公开项目相关信息，统一相关各方对项目的认知；并快速获得对项目成果的反馈~

能够有相关方的支持，对项目的成功是很重要的一个方面，合理的引导和指导相关方参与到项目中，能够有效提高项目相关方对项目的满意程度~