案例分析：项目启动与项目经理角色

【案例背景】
A 公司是一家经营纸产品的企业，近几年业务得到了成倍的发展，原来采用手工处理业务的方式已经越来越显得力不从心，因此，经过公司董事会研究决定，在公司推行一套管理软件，用管理软件替代原有的手工作业的方式，同时，请公司副总经理负责此项目的启动。
副总经理在接到任务后，即开始了项目的启动工作。项目经过前期的一些工作后，副总经理任命小丁为该项目的项目经理，小丁组建了项目团队，并根据项目前期的情况，开始进行项目的计划，下图所示为初步项目进度计划表。

项目进行了一半，由于公司业务发展的需要，公司副总经理要求小丁提前完工，作为项目经理，小丁对项目进行了调整，保证了项自的提前完工。

【问题 1】如果你作为项目前期的负责人，在接到任务后将如何启动项目？

【案例分析】

项目的启动包括了以下几个主要活动：

1、识别需求
从投资方角度，识别需求是项目启动过程和整个项目生命周期的最初活动，在这个过程中，为项目的目标确定，以及可行性分析和项目立项提供直接、有效的依据，为需求建议书的撰写提供基础。
一旦确定了相关问题和需求，并证实了项目将得到益处，投资方就可以开始准备需求建议书。从承建方的角度而言，识别需求就是得到客户的需求建议书，或得到客户初步需求意向后，项目团队从技术实现、应用和项目实施角度识别客户的实际存在的问题、基本意图和真实想法，从而达到与客户有效的沟通，准确分析需求和问题，为制定可行、正确的技术及实施解决方案提供依据。
承建方可以提交一份清晰的需求分析说明书，请客户予以确定，形成需求共识。

2、解决方案的确定
解决方案类似于向投资方(客户)提交的项目建议书。承建方在研究、分析投资方客户的需求建议书后，结合当前情况，与客户交流，分析、制订实施解决方案。解决方案通常包含三个部分：
(1)技术方案部分：该部分应使投资方认识到，承建方理解需求或问题，并且能够提供风险最低且受益最大的解决方案。
(2)管理部分：该部分应使投资方相信，承建方有能力做好项目所提出的工作，组织好项目的实施。
(3)项目费用部分：该部分应使投资方相信，承建方项目建议书所提出的项目费用是符合实际的。根据客户需求不同，对项目成本费用表述有所不同，部分项目要求提供总价或明细。

3、项目可行性分析
可行性分析的目的就是给决策者提供判断项目是否可行和投资决策的依据。

4、项目立项
经过项目可行性分析后，投资方确立具体的可投资项目或承建方确立可承接的项目的过程。

5、项目章程的确定
项目立项完成后，项目章程的制定和发布将是项目启动的一个结束标志。项目章程是企业内部正式确认项目存在的企业文件。
本题中，项目前期的负责人实际是公司副总经理，在项目章程中确定项目经理的人选。

【参考解答】

本题中，项目前期的负责人实际是公司副总经理，在项目章程中确定项目经理的人选。作为项目前期的负责人，在接到项目的任务后将开始项目的启动工作。

项目的启动包括了以下几个主要活动：
（1）识别项目的需求。
（2）解决方案的确定。
（3）对项目进行可行性分析。
（4）项目立项。
（5）项目章程的确定。

【问题 2】作为项目经理，你项目的进度控制中的重点是什么？请描述你在项目进度控制中的甘特图，以及双代号网络图，并比较甘特图与网络图的区别。

【案例分析】

1、甘特图法
甘特图也叫横道图或条形图，主要应用于项目计划和项目进度的安排。它把工程项目中的各项作业，在标有日期的图表上用横线表示出其起止的时间。
甘特图把计划和进度安排两种职能结合在一起，纵向列出项目活动，横向列出事件跨度。项目活动在左侧列出，时间在图表顶部列出，图中的横道线显示了每项活动的开始时间和结束时间，横道线的长度等于活动的工期，甘特图顶部的时间段决定着项目计划的详略程度。
由于甘特图把项目计划和项目进度安排两种职能组合在一起，因此在绘制甘特图时，必须清楚各项活动之间的关系，即哪些活动必须在其他活动开始之前完成，哪些活动可以同时进行。
甘特图直观、简单、容易制作，便于理解，一般适用比较简单的小型项目，可用于 WBS 的任何层次、进度控制、资源优化、编制资源和费用计划。但是不能系统地表达一个项目所包含的各项工作之间的复杂关系，难以进行定量的计算和分析，以及计划的优化等。

2、网络计划技术
网络计划技术的原理是：从需要管理的任务总进度出发，以任务中各项作业的所需要的工时为时间因素，绘制出网络图，明确而直接地反映出该项任务的全貌，各项作业的进度安排、先后顺序和相互关系。
在选择计划方法编制项目进度计划时应考虑以下因素：
（1）项目的规模和复杂程度；
（2）对项目细节的掌握程度；
（3）项目的时限性；
（4）项目总进度是否由少数几项关键作业所决定。

对于问题 2，把项目进度计划表 1-1 进行转换，得到下面的表 1-2

根据表 1-2，绘制出甘特图如图 1-1 所示

甘特图能够从时间上整体把握进度，很清晰地标识出直到每一项任务的起始与结束时间，但任务之间的关系不能有效识别。
采用网络图进行进度控制，能够清晰地展现现在和将来完成的工程内容、各工作单元间的关系，并且可以预先确定各任务的时差。了解关键作业或某一环节的进度的变化对后续工程和总工期的影响度，便于及时采取措施或对进度进行调整。

【参考解答】

项目时间管理中的重点是把握好关键路径上的任务，项目甘特图绘制图 1-1 所示。
项目双代号网络图绘制如图 1-2 所示。

甘特图与网络图的区别：
甘特图直观、简单、容易制作，便于理解，一般适用比较简单的小型项目，可用于 WBS 的任何层次、进度控制、资源优化、编制资源和费用计划。但是不能系统地表达一个项目所包含的各项工作之间的复杂关系，难以进行定量的计算和分析，以及计划的优化等。
采用网络图进行进度控制，能够清晰地展现现在和将来完成的工程内容、各工作单元间的关系，并且可以预先确定各任务的时差。了解关键作业或某一环节的进度的变化对后续工程和总工期的影响度，便于及时地采取措施或对进度进行调整。

【问题 3】假设公司总经理要求提前完工，作为项目经理将如何处理，请描述你应该如何处理？

【案例分析】
该问题主要考查项目管理中工期、成本、质量之间的关系。
作为项目经理要靠项目工期与成本的平衡，项目工期的缩短会使项目成本上升。譬如，缩短项目工期就需要项目团队加班，加班就要支付加班工资和各种各样的赶工费用，同样，项目成本的降低会使得项目组织资源占用的能力下降，从而也影响项目工期。
项目工期的缩短也可能使质量下降，为了赶进度，导致质量问题的出现，而一旦出现质量问题，就必须返工，这样又拖延了项目的工期。
项目成本的降低也直接影响质量问题，如出现偷工减料的情况。
作为项目经理，要统一考虑项目进度、资源配置、成本与质量之间的平衡。任何一个要素的变动，都会引起其他要素的变动。
本题中，假设公司总经理要求提前完工，项目经理将如何处理。首先从网络图中我们可以发现设计阶段与开发阶段存在 3 天时间的空缺，因此，可把任务 D, E, F, G 提前三天完成，此外，D, E, F, G 属于并行任务，还可以抽调任务 D, E, F, G 的部分人员到任务 H。

【参考解答】
项目的质量、进度、成本相关联，因此，在进度控制和成本管理上考虑：
（1）在进度管理上，可以采用加班等方式进行。
（2）投入更多的人力、物力。
（3）把握关键路径上的任务。

在实际处理的过程中，因为新投入人力到项目，而且新的人力对项目的熟悉程度不一，新员工需要经过一段时间的培训才能适应项目，所以，最佳的方式应该是采用加班方式来提前完成项目，同时，项目经理应该调整进度计划，在关键路径上加班，缩短关键路径的长度。